Chào mừng các bạn độc giả quay trở lại với Hotel Briefing blog. Tháng 12 đã đến, ngoài đường đều trang trí Giáng Sinh hết cả rồi. Các bạn có dự tính hay kế hoạch gì cho sự nghiệp của mình trong năm sau chưa?

Trong chuyên mục Marketing lần này, Hotel Briefing sẽ giới thiệu một vài sơ đồ tổ chức (organizational chart) phổ biến của khách sạn. Mặc dù bạn sẽ được bộ phận nhân sự hoặc trưởng bộ phận giới thiệu qua cho bạn về sơ đồ tổ chức của khách sạn một khi bắt đầu đi làm, nhưng tôi vẫn cảm thấy như thế thì hơi muộn. Tôi tin rằng khi bạn có một khái niệm sơ lược về phòng Marketing trong khách sạn sớm hơn, thì bạn sẽ luôn có sự chuẩn bị về kiến thức, kỹ năng và tư tưởng tốt hơn.

Xin các bạn lưu ý là những sơ đồ tổ chức mà tôi sắp nhắc đến sau đây là sơ đồ thực tế từ các khách sạn, resort có số phòng từ hơn 200 đến 500 phòng, mang thương hiệu của các tập đoàn quốc tế và nằm tại các thành phố lớn của Việt Nam.
Trong khách sạn, việc số lượng nhân sự dành cho phòng Marketing rơi vào tầm 3-4 người là rất phổ biến. Nếu phòng Marketing chỉ có 3-4 người: Manager, 1 bạn Executive, 1 bạn Coordinator (chính là vị trí entry level) và graphic designer thì cả team sẽ ôm hết tất cả các function nhỏ trong các scope of work của Marketing. (Với bạn nào chưa biết thì có thể đọc bài viết các scope of work trong phòng Marketing khách sạn ở đây nha: phần 1 và phần 2).

Khi số lượng người trong team có từ 4-5 người trở lên thì những team member có thể được giao phụ trách từng mảng riêng, nhất là hai mảng chính: PR và Digital. Sơ đồ tổ chức cụ thể như sau:

Bạn Marcom Executive/ Coordinator của sơ đồ số 2 bên trên sẽ phải handle công việc của cả hai nhánh và làm việc chặt chẽ với Graphic Designer. Trong một vài trường hợp cá biệt hơn, tùy theo tính chất đặc thù của khách sạn, phòng Marketing sẽ có cả vị trí executive hoặc entry level phụ trách chuyên biệt một mảng nào đó thôi. Hình sơ đồ 3 bên dưới là một ví dụ, lấy từ một khách sạn nơi PR được đặc biệt đẩy mạnh và số lượng nhân sự của Marketing được duyệt lên đến 6 người, trong đó bao gồm cả vị trí E-commerce (E-commerce là vị trí sẽ chủ yếu handle làm việc cùng Revenue team về lĩnh vực OTAs, digital room campaign, metasearch…)

Trong một vài trường hợp đặc biệt khác, do định hướng của ban lãnh đạo khách sạn và tập đoàn, có thể Digital sẽ được tách ra thành một nhánh riêng biệt và báo cáo trực tiếp cho Director of Sales and Marketing. Cũng có trường hợp khách sạn outsource toàn bộ hoạt động Marketing, giao cho agency làm, khi đó phòng Marketing của khách sạn sẽ chỉ còn 1 người, handle việc communication qua lại với agency.

LỜI KHUYÊN

Trong công việc thực tế của phòng, việc các team member phải luôn sẵn sàng cover, handle công việc của nhau, hỗ trợ lẫn nhau là hoàn toàn bình thường và thường xuyên. Việc hiểu biết tường tận về lãnh vực của nhau sẽ giúp team member làm việc tốt hơn rất nhiều, do một vài kiến thức của mảng này sẽ bổ trợ, bù trừ cho mảng còn lại. Ví dụ:

• Bạn phụ trách PR và thường nhận được rất nhiều media request (yêu cầu hợp tác, tài trợ ) của những travel blogger từ khắp nơi trên thế giới, ai cũng tự giới thiệu họ có profile khủng cỡ nào. Việc có kiến thức về Digital sẽ giúp bạn có cách kiểm tra và đánh giá profile, website… của họ xem có thực sự như họ quảng cáo bản thân hay không.
• Bạn phụ trách mảng Digital và phải update những đoạn tự giới thiệu profile khách sạn, nhà hàng và khu phòng hội nghị của khách sạn lên website. Việc đọc và tìm hiểu Brand guidelines giúp bạn biết được những keyword quan trọng nào mà tập đoàn khuyên dùng cho thương hiệu khách sạn của bạn, cũng như những từ ngữ nên tránh.

Trong những kế hoạch về con đường sự nghiệp của mình, nhiều bạn sẽ có ý định chỉ tập trung một nhánh cụ thể nào đó trong Marketing, ví dụ PR hay Digital… Việc này hoàn toàn không có gì sai cả. Tuy nhiên, tôi chỉ có một lời khuyên nho nhỏ là các bạn hãy có sự chủ động học hỏi và tìm hiểu thêm cả những mảng mà mình không nhắm tới. Manager của bạn và các cấp lãnh đạo cao hơn sẽ luôn expect việc đó và cũng xem đó là một trong những tiêu chí để đánh giá thái độ làm việc của bạn một cách chính thức. Tóm lại, việc có kiến thức sâu lẫn rộng trong Marketing sẽ chỉ giúp bạn thuận lợi hơn trong việc phát triển sự nghiệp chứ không có mặt hại nào cả.

Bài viết hôm nay đến đây là kết thúc rồi. Blog Hotel Briefing chúc các bạn luôn học hỏi được nhiều, phát triển được nhiều và từng bước tiến gần hơn đến thành công của bản thân nhé!

Xin chân thành cảm ơn các anh chị đồng nghiệp đã giúp Hotel Briefing hoàn thành bài viết này:

• Chị Phương Anh – Former Director of Sales & Marketing khách sạn Park Hyatt Saigon – Cố vấn của Hotel Briefing Blog, xem thêm thông tin chi tiết về ban cố vấn tại đây.

Để nhận thông báo về những bài viết mới nhất của Hotel Briefing Blog, vui lòng để lại email của bạn vào ô bên dưới: