Xin chào cả nhà, chúc mừng năm mới và welcome back! Hai tháng vừa qua, tôi vừa sinh em bé ngay gần dịp Tết cho nên có những bài tôi đang viết dang dở thì bị hoãn lại. Mong các bạn thông cảm nhé.

Sắp tới các bạn sẽ thấy Hotel Briefing lên nhiều bài hơn về báo chí, vì tôi đang tập trung viết sâu hơn cho mảng Public Relations trong bộ phận Marketing ngành hospitality. Bài viết hôm nay chính là bài tiếp nối của hai bài viết liệt kê top các đơn vị báo chí, tạp chí của Việt Nam và thế giới mà bạn nên biết khi làm trong ngành hospitality. Các bạn có thể tham khảo hai bài trước trong link được đặt ở phía trên và cuối bài blog nhé.

Như đã nói, bài viết này sẽ tập trung vào một trong những scope of work chính khi bạn phụ trách mảng PR trong phòng Marketing của khách sạn: làm việc với giới media. Nói cách khác, bài viết này là để trả lời cho câu hỏi: Marketing làm việc với báo chí là làm những gì? Ở đây, tôi sẽ lướt qua sơ lược từng đầu task chính của mảng này thôi, và bài viết riêng cho từng mảng task này sẽ được đăng dần trong tương lai hen.

Các bạn lưu ý là bài viết dựa theo kinh nghiệm làm việc cá nhân trong môi trường khách sạn, resort 5 sao quốc tế tại Việt Nam, nên có thể những khách sạn thuộc phân khúc khác sẽ có những mảng công việc khác nữa nhé.

1. QUẢNG CÁO

Chúng ta sẽ làm các công việc liên quan đến việc quảng cáo trên các tờ báo, tạp chí. Trước đây, khi internet chưa phát triển thì hầu như nói đến quảng cáo là chỉ có những mẫu quảng cáo đăng trên các ấn phẩm in ấn của báo chí. Còn ngày nay thì các loại hình quảng cáo với báo chí trở nên đa dạng hơn, ví dụ như sau:

• Đối với báo in: mẫu quảng cáo trên trang bìa hoặc trang trong của báo/tạp chí, bài PR viết về sản phẩm dịch vụ của khách sạn…

• Đối với báo mạng: bài PR dạng online, banner hiển thị trên trang web (phiên bản digital/ website của tạp chí), hoặc hiển thị trên các e-newsletter của tạp chí gửi cho độc giả theo dõi họ, các hình thức bài đăng trên kênh mạng xã hội của tạp chí như tổ chức minigame, contest…

(Các bạn lưu ý, trong bài này tôi chỉ đề cập đến các loại hình quảng cáo trên báo và tạp chí thôi chứ không có nghĩa đây là tất cả những hoạt động quảng cáo mà Marketing trong khách sạn có thể làm. Những hình thức khác sẽ được viết cụ thể trong các bài viết riêng nhé).

Lưu ý:

Ở đây, khách sạn đóng vai trò là “khách hàng, người sử dụng dịch vụ” và báo chí là bên cung cấp dịch vụ. Chúng ta cũng thỏa thuận, thương lượng về giá tiền và các loại hình dịch vụ…y như những hợp đồng mua bán của các ngành khác. Các task cụ thể là: lên kế hoạch quảng cáo dựa theo ngân sách đã được ban giám đốc khách sạn phê duyệt (nói nôm na là book báo nào, chi phí bao nhiêu, trong bao lâu…), thiết kế mẫu quảng cáo, nội dung quảng cáo; làm hợp đồng và các giấy tờ thanh toán…

2.KIẾM TIN BÀI (COVERAGE)

Trong mối quan hệ giữa khách sạn và media, nếu như phần việc về quảng cáo ở trên là “họ cần mình” (vì mình có vai trò người mua dịch vụ) thì ở mảng tìm coverage này, quan hệ đảo chiều thành “minh cần họ, rất là cần họ” hehe.

Hoạt động tìm kiếm coverage có nghĩa là những hoạt động mà khách sạn nỗ lực thu hút sự quan tâm của báo giới hoặc công chúng (publicity) để qua đó, media đăng những tin bài (coverage) về khách sạn trên ấn phẩm/ trang web của họ để thông tin của khách sạn đến được với độc giả. Trái với mục quảng cáo, những tin bài này không tốn chi phí nào cho phía khách sạn cả. Những tin tức, hoạt động mà khách sạn thường có mà báo chí có thể quan tâm nhiều là: tin tức khai trương, tin bổ nhiệm nhân sự cấp cao, các chương trình khuyến mãi, ưu đãi, các hoạt động trong dịp lễ tết, tin tức hoạt động thiện nguyện hoặc phát triển bền vững…Những nội dung này thường được khách sạn gửi đến giới truyền thông qua những hình thức như: thông cáo báo chí (cho những tin lớn, quan trọng) và dạng tin tức (cho những tin ngắn hơn)

Lưu ý:

Việc đem lại tin bài cho khách sạn được xem là một trong những trách nhiệm quan trọng nhất của người làm PR ngành hospitality. Những tin tức được báo chí đăng tải đóng góp vào bước tạo awareness (độ nhận biết thương hiệu) cho khách sạn.

(Những thuật ngữ về ngành báo chí và thông số đo lường hiệu quả sẽ được tôi viết riêng thành bài sau nhé.)

3.XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN MỐI QUAN HỆ VỚI GIỚI TRUYỀN THÔNG

Như đã giải thích ở mục 2, một trong những trách nhiệm quan trọng của PR là đem về tin bài (coverage); mà những dạng tin này là tùy thuộc vào đơn vị báo chí quyết định có đăng hay không, đăng thường xuyên hay thi thoảng…Do đó, người làm Marketing hoặc PR trong ngành hospitality phải luôn xây dựng và duy trì, phát triển mối quan hệ với giới báo chí, truyền thông.

Những “nguồn lực” và hoạt động mà Marketing chúng ta có thể sử dụng để xây dựng, vun đắp mối quan hệ với báo chí, đó là:

• Media stay: đây là các chuyến đi mà khách sạn mời đơn vị báo chí, truyền thông đến trải nghiệm dịch vụ, sản phẩm của khách sạn. Chuyến đi được tài trợ một phần hoặc toàn phần bởi phía resort, khách sạn
• Các hoạt động ENT (viết tắt của chữ entertain) bằng cách mời cơm, mời tiệc, event, tặng quà…cho báo giới
• Các hoạt động tài trợ cho media: khách sạn có thể tham gia tài trợ cho những sự kiện, hội thảo, đặc san, ấn phẩm… mà báo/tạp chí có. Hình thức tài trợ ở đây khá đa dạng, từ tiền mặt cho đến voucher phòng nghỉ, hoặc địa điểm tổ chức sự kiện, phòng họp, tiệc tối…

Tôi đang viết sâu hơn về tầm quan trọng của việc tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với giới báo chí khi làm Marketing trong khách sạn, đây sẽ được đăng thành một bài viết riêng, tiếp nối chuyên mục này, mọi người đón đọc nhé.

(Tương tự cho bài viết về KOL, vốn cũng là một phần của PR, sẽ được viết riêng nhé).

4.THAM GIA GIẢI THƯỞNG DO TẠP CHÍ TỔ CHỨC

Một số tờ tạp chí sẽ tổ chức những giải thưởng do ban biên tập và đôc giả của tạp chí đó bầu chọn, và khách sạn sẽ tham gia tranh giải. Đây là một trong những hoạt động PR hiệu quả để khách sạn lấy được uy tín và tiếng vang trong cộng đồng. Tôi đã có bài chia sẻ về Awards, mọi người đọc tại link bên dưới nhé.

Hospitality Awards Phần 1: Những giải thưởng hàng đầu thế giới mà bạn nên biết

Hospitality Awards Phần 2: Tổng hợp các giải thưởng trên thế giới, Scope of work và Tư duy về awards

5.SỬ DỤNG NHỮNG DỊCH VỤ KHÁC DO MEDIA CUNG CẤP

Ngoài việc book quảng cáo cho báo giới đăng tải, một số báo/tạp chí còn có cung cấp những dịch vụ liên quan đến hình ảnh và nội dung, mà chúng ta có thể sử dụng. Làm nội dung và hình ảnh vốn là những việc báo, tạp chí phụ trách chính, và tất nhiên là họ sẽ rất chuyên nghiệp trong phạm vị chuyên môn đó của họ. Khách sạn có thể book các dịch vụ như: copy writing, chụp ảnh, quay phim, mời KOL…(vì tạp chí có mối quan hệ rất rộng với người nổi tiếng).

Tôi đã từng chọn các đơn vị báo chí cho một số dịch vụ như: viết nội dung tiếng Việt và tiếng Anh (copy writing), dịch vụ dịch thuật và cả gói book KOL, lên ý tưởng và concept cho sự kiện đặc biệt của khách sạn… Đúng vậy, giới báo chí cũng offer một số dịch vụ giống với những gì các marketing agency cung cấp, hơn nữa lại có những lợi thế cạnh tranh riêng so với agency thông thường; ví dụ như sự chất lượng trong sáng tạo nội dung, connection với người nổi tiếng…của tạp chí đã được khẳng định.

---

Vậy là tôi đã điểm qua những scope of work chính khi làm việc với media mà phòng Marketing/ PR của ngành hospitality đảm nhiệm. Thật ra, vẫn còn một vài công việc khác với báo chí, tuy nhiên tôi sẽ nhắc đến trong bài viết sau, khi tôi đề cập sâu hơn về mối quan hệ với giới báo chí. Mời các bạn đón đọc nhé.

Xin cảm ơn và chúc mọi người một đầu tuần tốt lành.

---

Cùng dòng chuyên mục này, các bạn có thể tham khảo các bài viết sau:

Những tựa báo tại Việt Nam mà bạn nên biết khi làm Sales & Marketing trong khách sạn

Những đầu báo và tạp chí quốc tế mà bạn nên biết khi làm hospitality – Danh sách tổng hợp